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Emails senden und empfangen

Es ist wohl keine Übertreibung, daß Email der wichtigste Dienst im Internet ist. Man kann nicht nur Nachrichten übermitteln, sondern auch Dateien jeder Art übertragen.

Als Mitglied beim Bürgernetz ILO hast Du automatisch zwei Email-Adressen. Die erste ist technisch bedingt und lautet ilo0xxxx@ilo.de - schöner ist da schon die zweite, normalerweise in der Form <vorname>.<name>@ilo.de.

Emails senden und empfangen
SMTPFür das Senden einer Email wird das SMTP benötigt. Aber keine Angst. Alles was Du tun mußt, sind ein paar Einträge in Deinem Email-Programm. Zum Senden von Emails wird in der Regel auch kein Passwort verlangt, was in der Praxis aber immer wieder dazu führt, daß Mailserver für den Massenversand von unerwünschten Werbe-Emails (Spam) mißbraucht werden. Und dies führt wiederum dazu, daß verantwortungsvolle Administratoren ihren Mailserver gegen solchen Mißbrauch schützen, in dem sie bestimmte Rechner und sogar komplette Netze großer Provider komplett aussperren, von denen schon mal ein Mißbrauch ausgegangen ist. So ist es durchaus möglich, daß Du aus diesen Gründen den ILO-Mailserver nicht benutzen kannst, wenn Du Dich über einen dieser großen Provider eingewählt hast.
Aber bedenke: Nur so bleibt Dein Postfach ´sauber´, also frei von Werbemüll!!!
 
SMTP-AUTHMit einer kleinen Änderung in der Konfiguration Deines Email-Programms hast Du uneingeschränkte Möglichkeiten, den Mailserver des BN ILO für den Versand Deiner Mails zu benutzen, egal von wo aus Du Dich eingewählt hast. Denn jetzt mußt Du Dich erst mal ausweisen und erhälst erst nach Erfolg Zugriff auf den Mailserver des ILO. Gute Email-Programme haben zu diesem Zweck eine Option ´spezielle SMTP-Einstellungen´ und dort muß nur noch die ´Authentifizierung nach RFC 2554´ eingeschaltet werden.
 
IMAP / POPFür das Empfangen einer Email wird das IMAP benötigt. Dieses Protokoll unterstützt neben dem Emailempfang weitreichende Möglichkeiten auf der Serverseite, darunter die so wichtige Ordnerverwaltung zur übersichtlichen Darstellung der vielen Mails. In der Regel erfolgt die Kommunikation mit dem Mailserver verschlüsselt. Das inzwischen veraltete POP3 sollte heute nur noch geschichtlichen Wert haben. Wieder sind es nur ein paar Einträge in Deinem Email-Programm. Da Du Dich beim Empfangen Deiner Emails immer ausweisen mußt, gibt es keinerlei anderweitige Beschränkungen.
 
Email-Programme  Es gibt sie wie Sand am Meer: Outlook, Pegasus, Pine, KMail..... Welcher jetzt der Richtige ist, hängt in erster Linie von dessen Fähigkeiten ab, ist aber bei den ´Spitzenmodellen´ reine Geschmackssache.

Ein zu Recht mittlerweile recht weit verbreitetes Mailprogramm ist der Thunderbird aus dem ´Hause´ Mozilla, den wir an dieser Stelle ausdrücklich empfehlen möchten. Er ist nicht nur übersichtlich, leicht zu bedienen und sehr komfortabel - Thunderbird ist auch einer der sichersten Email-Programme. Und - er ist kostenlos! Eigentlich braucht man jetzt gar nicht mehr weiterlesen...
Für weniger empfehlenswert halten wir nicht zuletzt wegen gravierender Sicherheitsmängel (Virenverbreitung) Outlook und Outlook Express.
 

WebmailMailen im ILO kann man jetzt auch mit dem Browser. Auch wenn es auf den ersten Blick sehr unpraktisch erscheint, nicht gleichzeitig einen ganzen Schwung an Emails zu verschicken oder sich die empfangenden Mails in aller Ruhe im Email-Programm anzuschauen - ILO's Webmail kann sehr nützlich sein. Besonders wenn man unterwegs ist - ganz egal ob im nächsten Internet-Cafe oder im Urlaub auf einer Kängurufarm in Australien. Mit Internet-Zugang natürlich....
 
 
Netiquette
AllgemeinDas Wort Netiquette ist ein Kunstwort aus den Begriffen Netz und Etikette. Es geht also um die Höflichkeit aber auch um gewisse Gepflogenheiten im Umgang mit dem Medium Email. Bedenke: Deine Email ist Deine sichtbare, dokumentierte ´Handschrift´ - die Regeln dazu sind aber ganz einfach und mit ein wenig gesundem Menschenverstand auch leicht nachvollziehbar: ´Tu Deinem Empfänger nicht das an, worüber Du Dich als Empfänger selbst ärgern würdest´.
 
ZitierenZitieren ist wichtig, denn man bezieht sich im Text ja häufig auf bestimmte Dinge in der empfangenen Email. Eine verbreitete Unsitte sind die sogenannten "Fullquotes" - dem Empfänger also seine komplette Email als Zitat zurückschicken. Sowas gehört sich nicht!
 
AnhängeWichtiges Instrument zum Übertragen von Daten beliebiger Art. Aber: Achte auf die Dateigröße!!! Alles was die magische 1-MB-Größe überschreitet, wird als ´Mailbombe´ empfunden. Es ist dem Empfänger gegenüber ausgesprochen unhöflich, ihm unaufgefordert große Anhänge zu schicken und ihm auf diese Weise lange Ladezeiten zuzumuten. Wenn große Dateien, dann bitteschön vorher komprimieren, alles andere zeugt von schlechter Kinderstube. Nun könnte man einwenden
´...aber es ist doch bei einem DSL-Zugang völlig wurscht, ob eine Mail 10 KB oder 100 MB groß ist.´.
Nun - wenn der Empfänger tatsächlich einen DSL-Zugang hat, dazu eine Flatrate und nur eine einzige Mail pro Tag empfängt, dann könnte man das so sehen. Die Praxis ist jedoch meist völlig anders.

In diesem Zusammenhang sei das kostenfreie Packprogramm 7-Zip ausdrücklich empfohlen. Es ist besonders leicht zu bedienen, deutschsprachig und bietet die zur Zeit (13.12.2009) beste Kompressionsrate! Das Programm kann auf der genannten, offiziellen Webseite heruntergeladen werden.

Bitte beachten, daß das Komprimieren von Bildern der Formate GIF, PNG und JPG nicht funktioniert, da diese Formate bereits komprimiert sind. Man kann bei Bildern aber trotzdem viel gutes tun, wie im folgenden Absatz beschrieben.
 
BilderEin ständiges Ärgernis sind die riesigen Bilder moderner Digitalkameras, die gedankenlos in voller Auflösung per Mail verschickt oder auf Webseiten dargeboten werden. Um lästige Übertragungszeiten, vollgemüllte Postfächer und verärgerte Empfänger zu vermeiden, sollten diese Bilder stark verkleinert werden. Eine Auflösung von ca. 640 x 480 Pixel reicht da völlig aus. Auch das Verwenden des verbreiteten Formats JPG mit geeigneter Komprimierung auf weniger als 50 KByte ist hier dringend angesagt. Mit geeigneten Programmen geht das übrigens sehr schnell und bequem. Z.B. mit dem kostenlosen ´CK Pic2Mail Wizard´, der auf der genannten Seite heruntergeladen werden kann. Einmal installiert und korrekt eingestellt, erledigt er diesen wichtigen Arbeitsschritt mit einem einzigen Mausklick!
 
FormatierungWeit verbreitet aber trotzdem eine Unsitte ist das Formatieren einer Email als HTML. Das bläht eine einfache Mail nur unnötig auf und ist für den Empfänger, sofern dieser einen reinen Textmailer verwendet, schlicht unleserlich. Email ist Text - purer Text, sonst nix!!! Noch absurder ist übrigens der doppelte Versand - einmal als Text und einmal als HTML.
 
 
Emailprogramm einstellen (Grundeinstellungen)
Besonderheiten In der Regel sind alle Email-Programme vorkonfiguriert, die einen besser und die anderen nicht so gut. Immer wiederkehrende Unsitten wie Mails als Text + HTML senden findet man zum allgemeinen Ärgernis nicht selten. Doch manchmal ist es eine echte Katastrophe, was da so alles im Postfach landet. Mit ein paar wenigen Einstellungen lassen sich solche Peinlichkeiten vermeiden.
 
Grundsätzlich ist folgendes üblich und sollte mit gebührender Aufmerksamkeit beachtet werden:
  • Nochmal: Email ist purer Text!!! Also keine aufwendigen Formatierungen im Mailtext verwenden. Dadurch lassen sich Mails wesentlich schneller übertragen, und man kann sicher sein, daß der Empfänger diese Mail auch lesen kann. Eine leider weit verbreitete Unsitte ist der Doppelversand: Einmal als Text und dann nochmal HTML-formatiert. Das ist dumm und ärgerlich zugleich!!!
  • Falls Formatierungen unvermeidlich sind, diese bitte als Attachment am besten als RTF-Datei
  • Größere Attachments - so ab 20 KByte aufwärts unbedingt vorher komprimieren (siehe weiter oben). Viele Email-Clients lassen das Empfangen großer Emails erst gar nicht zu - dann kommt so eine Mail erst gar nicht an.
  • Möglichst MIME 1.0 / 8 bit verwenden, Zeichensatz auf iso-8859-1 oder iso-8859-15 einstellen.
  • Textzeilen nach 76 (besser 72) Zeichen umbrechen, sonst kann man diese im Vorschaufenster nicht mehr lesen. Gute Emailprogramme machen das selbstverständlich automatisch.
Thunderbird
Spitzenreiter unter den kostenlosen Mailprogrammen! Auch die Installation klappt ohne Probleme, wobei der Umstieg von einem anderen Mailprogramm durch integrierte Importmodule erleichtert wird. Nach dem Import hat man bereits ein fertig konfiguriertes Emailprogramm, welches nur noch bezüglich Email-Versand auf Korrektheit überprüft werden sollte. Leider ist Thunderbird etwas träge, sonst hätte es noch einen Punkt mehr gegeben. Ein Mangel ist die Voreinstellung, Mails in HTML zu verfassen.
 
OutlookDer weit verbreitete Outlook-Express kann zusammen mit dem aktuellen Internet-Explorer installiert werden. Die Voreinstellungen lassen allerdings einiges zu wünschen übrig, besonders unangenehm für den Empfänger sind die überlangen Textzeilen und der Versand als HTML, denn viele Email-Programme kommen mit HTML nicht klar. Noch ärgerlicher ist die voreingestellte Unsitte, eine Mail stets zweimal zu schicken - einmal als Text und dann nochmal als HTML-Mail. So kostet ein "Hallo" schnell ein paar zig Kilobytes. Muß nicht sein!
 

Hier geht´s zur tintensparenden Druckversion.

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